Sete pessoas reunidas durante uma hora representam sete horas de trabalho e de salário investidos; não apenas uma hora de reunião. Reuniões demandam muito tempo, interrompem processos criativos e podem representar grande custo financeiro às organizações.

No MPRJ, o cenário não é diferente. Por isso, o Inova_MPRJ propôs soluções práticas para reduzir a quantidade de reuniões desnecessárias e extrair melhores resultados dos encontros ainda considerados essenciais.

O projeto teve início em maio de 2020, após a realização de uma pesquisa sobre o assunto com 223 integrantes da instituição. O resultado mostrou que é preciso escolher melhor os temas das reuniões e que a maior parte delas poderia ser substituída por comunicação assíncrona – como e-mails bem elaborados.

Após o compartilhamento dos resultados da pesquisa, o GATE procurou o Laboratório para realizar experimento em conjunto. Ambos os órgãos acreditam que o caminho para resolver o problema passa por questionar como, quando e por quais motivos nos reunimos. E também por refletir sobre as razões de equipes optarem pela comunicação em tempo real na maior parte do tempo.

O Inova_MPRJ identificou dois grandes problemas: (1) a quantidade de reuniões desnecessárias; e (2) a falta de produtividade dos encontros que são essenciais. Para cada um deles, o Laboratório construiu propostas específicas, utilizando como base os aprendizados da própria equipe – que vinha experimentando alternativas desde sua criação em 2019 – e extensa pesquisa por boas práticas.

Para diminuir a quantidade de reuniões desnecessárias, o Laboratório propôs 6 princípios de comunicação e trabalho em equipe. E, para melhorar a produtividade das reuniões essenciais, algumas boas práticas que fazem toda diferença.

Os resultados da pesquisa e as propostas de solução estão descritas em dois guias em formato HTML. Acesse o site do projeto para conhecê-los.