Integra Extrajudicial

Em janeiro de 2019, a Subprocuradoria-Geral de Justiça de Administração (SubAdm) procurou o Inova para o desenho de um protótipo de sistema de gestão digital de procedimentos extrajudiciais. A inspiração para a iniciativa partiu da prática de atuação digital desenvolvida desde 2017 pela 3ª Promotoria de Justiça de Tutela Coletiva da Saúde da Capital (3PJTC).

Em três meses, a equipe da 3PJTC implementou, com aprovação da Corregedoria-Geral (CGMP), uma prática de trabalho 100% digital. Usando ferramentas gratuitas (OneDrive, Trello e Outlook), digitalizou todo o seu acervo de procedimentos e criou uma rotina de trabalho e comunicação (interna e externa) que dispensou a necessidade de autos em papel. 

Aprendendo com a experiência da 3PJTC e indo além, a missão do Inova foi usar ferramentas de design e métodos ágeis para construir uma visão de produto centrada no usuário e orientar o desenvolvimento de um sistema institucional para a gestão digital da atuação extrajudicial do MPRJ. O resultado foi um protótipo concluído e testado em uma promotoria de justiça. 

Além de desenhar o protótipo, o Inova realizou medições iniciais de impacto e testes de usabilidade, entregando uma proposta de roteiro de funcionalidades para desenvolvimento futuro em novas versões do sistema, denominado Integra Extrajudicial (IntegraX). O protótipo entregue corresponde à primeira dessas versões.

O Inova foi criado em fevereiro de 2019, tendo suas atribuições regulamentadas em julho e equipe formada em setembro do mesmo ano.

A atividade de desenvolvimento (isto é, a programação) ficou sob a responsabilidade da Gerência de Sistemas de Informação (GSI), da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC).

DESAFIO E OPORTUNIDADE

Na visão do Inova, os desafios que o sistema a ser criado deve superar e as oportunidades que ele pode criar são:

1. DESBUROCRATIZAR A ATUAÇÃO

   Desburocratizar a atuação, tanto do membro quanto da equipe de apoio das promotorias de justiça

2. ELIMINAR O PAPEL

   Permitir a atuação dos órgãos de execução livre do modo analógico. 

3. DESLIGAR O MGP

   Tornar desnecessário o uso do Módulo de Gestão de Processos (MGP) pelas promotorias de justiça (inclusive secretarias), eliminando movimentos que só faziam sentido para autos de papel. 

4. RACIONALIZAR O ACERVO

   Racionalizar o acervo das promotorias de justiça, a partir da transição do modelo da atuação analógico para o digital. 

5. SER UM SISTEMA ÚNICO

   Ser um sistema único para as promotorias de justiça, integrando todos os sistemas e ferramentas relacionadas à sua atuação-fim, principalmente o contato com órgãos de apoio (por exemplo: GATE, GAP e CSI). 

6. GERIR O CONHECIMENTO 

   Aperfeiçoar a gestão do conhecimento gerado pelas promotorias de justiça, permitindo a consulta e o compartilhamento de informações não sigilosas entre os órgãos de execução

7. INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL

   Ser uma plataforma de investigação que permita o uso da inteligência artificial, aumentando a efetividade das promotorias de justiça. 

Além desses desafios, o Inova vislumbrou no desenvolvimento da ferramenta uma oportunidade para o aperfeiçoamento da atuação das promotorias de justiça. A implementação do sistema também pode abrir caminho para mudanças na forma de atuação, com o uso de ferramentas e técnicas da ciência de dados. 

SOLUÇÃO

(primeiro protótipo)

VISÃO DO PRODUTO

A visão de produto que orientou o desenvolvimento do protótipo foi a de um sistema simples, de uso fácil e intuitivo. Na visão do Inova, ser um sistema simples inclui, principalmente, uma interface amigável, economia de cliques e pouquíssimas caixas de texto e de seleção - ou seja, exibir para o usuário apenas o que é estritamente necessário. 

O protótipo foi desenhado para que o usuário pudesse utilizá-lo sem qualquer instrução prévia e chegasse rápido a qualquer tipo de informação ou documento (algo não permitido pelos autos em papel ou pelo MGP).

RESULTADO DIRETO

O protótipo representa uma versão minimamente viável do sistema - ou seja, apresenta apenas funcionalidades básicas e estritamente necessárias ao funcionamento de uma promotoria de justiça (como as telas de visualização de procedimentos e documentos). 

Por isso, no futuro, o protótipo precisa ser aprimorado pelo desenvolvimento de novas funcionalidades, como integração com Ouvidoria e órgãos de apoio. 

O protótipo desenhado do IntegraX possui as funcionalidades listadas e explicadas a seguir. 

FUNCIONALIDADES

• Visão geral e busca rápida por procedimentos
• Organização temática dos procedimentos  
• Instauração simplificada de novos procedimentos
• Juntada simplificada de documentos, com classificação e padronização da fonte 
• Identificação e busca simplificada por documentos 
• Criação e gerenciamento de pastas 
• Criação de minutas de despacho e despacho 
• Abertura de vista e controle automatizado de prazos entre promotor e secretaria  
• Transferência de procedimentos  
   

Visão geral simplificada e busca rápida por procedimentos

Inspirada no Trello - uma ferramenta de gestão de tarefas de uso fácil e intuitivo - a visão geral dos procedimentos é composta por filtros, campo de pesquisa, etiquetas e cartões. Cada cartão representa um procedimento. Na visão geral, é possível chegar rápido à informação desejada, ativando filtros relativos às classes dos procedimentos por (IC, PP e PA) e assim visualizar facilmente, por exemplo, quantos inquéritos o órgão possui.

O design simples e intuitivo dos cartões do IntegraX foi algo amplamente reconhecido. Em reunião realizada em 14/11/2019, os gestores dos demais sistemas Integra (Judicial e Policial) decidiram pela convergência do modelo de cartão nos moldes  do IntegraX.

Organização temática dos procedimentos

Os usuários podem criar etiquetas para organizar procedimentos em torno de temas comuns à atuação de uma promotoria. O usuário pode escolher o texto e a cor da etiqueta, permitindo a organização e rápida identificação de procedimentos. Além disso, as etiquetas também funcionam como filtros - se selecionadas, exibem apenas procedimentos relacionados a determinado tema. 

Tela principal da plataforma IntegraX. Em destaque, a organização temática por etiquetas.

Instauração simplificada de novos procedimentos

Buscou-se evitar o uso de formulários no IntegraX. Uma das poucas exceções é a instauração de procedimento. Em seus campos (de número reduzido), estão todos os dados e informações estabelecidas como obrigatórias pelo Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP) para portarias de instauração, como assuntos e objeto da investigação. Confirmado o cadastro das informações pelo usuário, o sistema gera automaticamente uma portaria, já em formato PDF. 

O IntegraX é conectado ao banco de dados da Receita Federal. Dessa forma, é necessário indicar o CNPJ ou o CPF do noticiante e do investigado quando da instauração do procedimento. Com essa medida, garante-se que a base de dados de personagens do MPRJ seja mantida de forma correta, evitando-se o cadastro de uma mesma pessoa com nomes distintos pelos órgãos de execução (ou mesmo entre procedimentos do mesmo órgão).

Tela do formulário para criar um novo procedimento

Juntada simplificada de documentos

A juntada de documentos no sistema reproduz o comportamento de serviços de e-mail (como o Gmail). Basta clicar no botão de anexar ou arrastar um arquivo para o cartão - tanto em sua parte externa quanto interna. Assim que o arquivo é anexado, é exibida uma tela de classificação, permitindo o cadastro do tipo de arquivo anexado (para depois filtrá-lo) e o registro de um comentário específico sobre o documento pelo usuário (em "resumo da informação"). 

Visão do passo a passo da anexação

Identificação e busca simplificada por documentos

Na visão interna dos procedimentos (acessível com um clique no cartão respectivo), é possível buscar os documentos por seu título (ou parte dele) ou por alguma palavra inserida no campo "resumo da informação".

É possível, ainda, filtrar documentos por tipo de arquivo (de acordo com o tipo selecionado no momento da anexação). São cinco tipos: D (despachos), I (documentos internos), E (externos), O (ofícios) e R (respostas à ofícios). Com isso, é possível, por exemplo, visualizar facilmente o último despacho lançado em um procedimento (basta filtrar os despachos clicando em "D").

Visualização de um procedimento em andamento.

Criação e gerenciamento de pastas

No IntegraX, é possível que o usuário crie pastas internas em procedimentos. Um dos usos possíveis para a funcionalidade é representar o que, nos autos físicos, seriam os anexos (ou apensos) a um procedimento. 

Os anexos ficam no final dos documentos do procedimento, como demonstrado.

Criação de minutas de despacho e despachos por meio de editor de texto nativo

Com o IntegraX, torna-se desnecessário digitar despachos no Word, já que o protótipo possui um editor de texto nativo. Além disso, a funcionalidade reproduz regras de perfil próprias ao funcionamento de uma promotoria de justiça. 

O secretário ou o assessor de uma promotoria de justiça podem criar uma minuta de despacho, inserindo o texto, visualizando-o já no formato final e editando-o quantas vezes forem necessárias. Posteriormente, o membro pode confirmar ou alterar o texto da minuta. Com a confirmação, o IntegraX gera automaticamente o PDF do despacho e o adiciona à árvore

Caixa de texto nativa e despacho pronto após a confirmação

Abertura de vista e controle automatizado de prazos entre promotor e secretaria

Com o IntegraX, a abertura de vista em procedimentos passar a ser uma ação automatizada. Quando a secretaria anexa arquivos do tipo minuta de despacho ou respostas de ofício - atos que ensejam a atuação do promotor de justiça - o sistema abre vista automaticamente para o membro. 

Quando o membro confirma um despacho, a vista retorna para a secretaria, também de forma automática. O prazo de vista estabelecido pela CGMP (40 dias) é controlado visualmente por meio de um contador localizado na parte externa do cartão. Na medida em que o prazo se aproxima do limite, o contador assume a cor laranja (acima de 30 dias) e vermelha (acima de 40 dias). 
 

Ficha do pro em diferentes momentos, demonstrando a mudança de cor do contador com a passagem do tempo.

Transferência de procedimentos entre órgãos

No IntegraX, é possível transferir procedimentos entre órgãos de execução e de apoio. Trata-se da funcionalidade despacho de transferência. A funcionalidade serve a diversos usos, como declínios de atribuição e compartilhamento de procedimentos com órgãos de apoio, por ocasião de solicitações de suporte (ao GATE, GAP ou à CSI, por exemplo).

Caixa de texto nativa e despacho de transferência já gerado, após a confirmação.

FUNCIONALIDADES FUTURAS

Além de guiar o desenvolvimento do protótipo, o Inova desenhou outras funcionalidades para versões futuras, em uma lógica de desenvolvimento ágil. A mesma visão de valor para os usuários, associado a uma estimativa de custo de desenvolvimento, orientou a definição da ordem de prioridades para o desenvolvimento das funcionalidades.  

Indo além do detalhamento das funcionalidades, o Inova também produziu protótipo de ferramenta para votação de importância pelos próprios usuários. A ideia foi evoluir além da ideia de um único "dono do projeto" - conceito de desenvolvimento de software que não se aplica adequadamente a uma instituição pública. 

O roteiro de funcionalidades para desenvolvimento futuro proposto pelo Inova é o constante no 
Anexo I. As primeiras funcionalidades, na ordem de importância, são necessárias para superar os seguintes inconvenientes práticos que a versão minimamente viável do IntegraX ainda apresenta: 

1. É preciso reproduzir no MGP os movimentos feitos no IntegraX. Isso acontece porque ainda não há integração entre os sistemas e há necessidade de realizar movimentos no MGP, para a elaboração dos relatórios estatísticos da CGMP e encaminhamento de informações para o Conselho Nacional do Ministério Público (CNMPInd).

Essa necessidade, no entanto, será progressivamente menor. A cada funcionalidade desenvolvida no IntegraX que corresponda a um movimento no MGP, deixa de ser necessário seu registro no sistema antigo. A ordem de prioridades das funcionalidades futuras levou em conta a frequência de movimentos de uma Promotoria de Justiça no MGP (lógica de Pareto);

2. Não é possível encaminhar os autos digitais, pelo IntegraX, ao Conselho Superior (CSMP), já que ele ainda não possui visão e perfis de usuário próprios no sistema. Enquanto isso, a STIC precisa gerar uma cópia fiel dos documentos contidos em um procedimento do IntegraX (que podem ser anexados no próprio MGP) e encaminhá-los ao CSMP, quando do arquivamento (cuja promoção pode ser juntada no IntegraX e no MGP); 

3. Não é possível que os usuários realizem a conversão de classe de procedimentos, diretamente no IntegraX. Para isso, é necessário abrir um chamado para a equipe de desenvolvimento da GSI; 

4. Para conceder vista de procedimentos no IntegraX, é necessário realizar o download de cada documento, um a um, ou solicitar que a STIC gere um arquivo único contendo todos eles.

RESULTADO INDIRETO

O trabalho produziu resultados indiretos positivos, assim como importantes lições e reflexões para o desenvolvimento e aquisição de sistemas pelo MPRJ. O próprio processo foi um aprendizado, de uso de design, da participação do Laboratório de Inovação em construção de protótipos, e da visão que coloca o usuário no centro - assuntos que serão abordados a seguir.

CAMINHO

Processo de desenvolvimento

INÍCIO DO PROJETO

O ingresso do Inova no experimento se deu quando já existia uma interface visual criada para o que viria a ser o IntegraX. A interface de então era inspirada em outro módulo dos sistemas da família Integra que estava em desenvolvimento: o chamado Integra Judicial. Como resultado do trabalho de desenho pelo Inova, a interface do IntegraX se distanciou significativamente do seu ponto de partida. 

A decisão de desenvolver três sistemas distintos (policial, judicial e extrajudicial) precedeu ao envolvimento do Inova. Ao longo do tempo, o Inova percebeu que essa forma de trabalho não é otimizada. Não só porque há funcionalidades comuns ou semelhantes para os três módulos (gerando retrabalho); mas também porque o usuário é o mesmo (gerando quebras da experiência de uso). 

O trabalho desenvolvido pelo Inova passou a ser diretamente ligado à equipe de desenvolvimento da Gerência de Sistema de Informação (GSI), composta por três desenvolvedores.

Nos primeiros meses, a definição da visão de produto e das primeiras funcionalidades objetivou permitir a atuação do promotor livre do papel. A conclusão do primeiro ciclo de desenvolvimento fez com que fosse possível ir além - incluindo funcionalidade que permite ao promotor de justiça criar despachos pelo próprio sistema

MOBILIZAÇÃO DE ATORES

Na definição da visão de produto, o Inova considerou as perspectivas de diferentes tipos de atores que seriam impactados pelo sistema. Por isso, ao longo da elaboração do protótipo, o Inova mobilizou diferentes parceiros para a realização de testes de usabilidade (órgãos de execução, de suporte, grupos de atuação especializada, e órgão da Administração Superior) e para definir candidatos para a implementação. 

Para testarem o protótipo, o Inova contou com 1 promotor de justiça, 3 técnicos administrativos e 2 assessores jurídicos, todos lotados na 3PJTC (promotoria de justiça piloto). 

Os comentários da equipe da promotoria piloto foram de importância fundamental para o aperfeiçoamento do protótipo. Os integrantes da promotoria de justiça reportavam erros e ajustes ao Inova e à equipe de desenvolvimento. Além disso, contribuíam com ideias de funcionalidades e sugestões de melhoria.

PESQUISA DE MESA

Um princípio do Inova é não reinventar a roda. Não faria sentido optar pelo desenvolvimento de um sistema se já houvesse um similar em fase de desenvolvimento mais avançado ou já em uso. Por isso, paralelamente ao desenvolvimento do protótipo, o Inova realizou uma extensa pesquisa de mesa. 

A pesquisa focou na identificação de sistemas voltados para a solução dos mesmos desafios que o IntegraX busca solucionar. Assim, o Inova analisou sistemas em desenvolvimento e já em uso por outras instituições públicas, principalmente outros Ministérios Públicos. 

A equipe do Inova esteve presente na VI Mostra de Tecnologia do Ministério Público, realizada no Ministério Público do Estado do Paraná (MPPR) entre 11 e 12 de setembro de 2019. Usou a ocasião como fase da pesquisa de mesa. 

Organizada pela Comissão de Planejamento do CNMP em parceria com o MPPR, a Mostra teve por objetivo o compartilhamento de experiências de sucesso em desenvolvimento de softwares pelos Ministérios Públicos. Isso possibilitou à equipe do Inova identificar sistemas de gerenciamento de procedimentos já existentes ou em desenvolvimento. 

VISITAS TÉCNICAS

Durante o projeto, a equipe do Inova participou de visita técnica ao Ministério Público do Trabalho (MPT). O objetivo da visita foi conhecer os sistemas desenvolvidos pelo órgão. Na ocasião,  o MPT demonstrou dois sistemas distintos: 

MPT Digital

É o sistema de gerenciamento de procedimentos do MPT. O sistema se baseia na apresentação de procedimentos em listas, similar ao SEI.

SmartLab

Trata-se de um módulo de visualização de dados do desenvolvido pelo MPT. A ferramenta exibe, de acordo com dados governamentais, um panorama sobre o trabalho escravo no Brasil.

Com isso, a ocasião serviu ao propósito do questionário 
Ao final da pesquisa de melhores práticas, os principais sistemas identificados foram: 

Athenas eExt

 MP do Estado de Tocantins

Trata-se de um sistema pioneiro em gerenciamento de procedimentos. Apresenta funcionalidades como: recebimento e tratamento de procedimentos de Ouvidoria, transferência de procedimentos entre órgãos e controle de prazos de tramitação.

Tela da plataforma Athenas utilizada pelo MPTO

SAJ Ministérios Públicos

Em sua visão principal, o sistema apresenta ao usuário uma lista de tarefas pendentes (dividas por processo judicial ou procedimento extrajudicial). Como funcionalidades de destaque o sistema apresenta gestão de procedimentos de ouvidoria, editor de texto nativo e controle visual de prazos. No módulo Extrajudicial, o sistema apresenta os procedimentos em lista. Há diversos tipos de botões e itens.

Tela da plataforma SAJ, desenvolvida pela Softplan

O Inova não encontrou total correspondência entre o protótipo desenhado, com sua visão de produto e funcionalidades sugeridas, e as alternativas encontradas. As principais distinções que diferenciam (para melhor) o IntegraX são as apresentadas  a seguir:

 SIMPLICIDADE

Principal marca do IntegraX é a simplicidade. Desde a primeira funcionalidade, o Inova teve a preocupação de tornar a experiência do usuário a mais intuitiva possível - algo que se reflete desde a tela principal até os (pouquíssimos) botões que o sistema apresenta. Trata-se de uma experiência usabilidade única.

EXPERIÊNCIA DO USUÁRIO

O usuário é o foco do desenvolvimento e possui voz ativa no processo de desenvolvimento. Por isso, ainda durante o desenvolvimento e antes de implementadas, as funcionalidades são submetidas a testes com as equipes que usarão o sistema. 

 INTELIGÊNCIA DE DADOS

A ideia para o IntegraX é não se resumir a um gerenciador de procedimentos. No futuro, o sistema contará com funcionalidades de inteligência para aperfeiçoar a atividade investigativa, combinando técnicas da ciência de dados à tecnologia da informação

PESQUISA DE CAMPO

A equipe do Inova realizou quatro visitas a três promotorias de justiça de tutela coletiva da Capital. O propósito foi realizar medições preliminares de custos e impactos positivos com a implantação do IntegraX e substituição do MGP; assim como testar a usabilidade do protótipo. 

Na pesquisa, o Inova mediu o tempo e o número de cliques necessários para o registro no MGP de um movimento típico da tramitação de inquéritos civis, como a juntada de um documento. São, em média, 20 cliques. Mediu, ainda, a média do consumo anual de papel pelas promotorias de justiça de tutela coletiva (R$ 2,3 milhões), e o custo de força de trabalho envolvida apenas na alimentação do MGP (R$ 2,5 milhões).

ATIVIDADES DE DESIGN 

Uma das habilidades presentes na caixa de ferramentas do Inova é o design. Por meio do design é possível redefinir problemas, eleger prioridades, e, acima de tudo, envolver o usuário na criação do produto final. 

O Inova utilizou o design como método para a definição da visão do produto, o desenho das funcionalidades do protótipo, e no envolvimento dos usuários no processo. 

Visão de produto

A documentação do progresso e das funcionalidades ganhou rigor a partir de uma atividade conduzida por integrante da GSI em abril de 2019. A técnica de desenvolvimento de software utilizada foi a da Lean Inception, de Paulo Caroli.

Trata-se de uma espécie de workshop que une técnicas de design thinking e de engenharia de software. Seu objetivo é alinhar um grupo de pessoas (desenvolvedores, gestores de projeto e outros atores envolvidos no processo) sobre a construção de produto mínimo viável de um sistema a ser desenvolvido. 

Seguindo as etapas descritas pela Lean Inception, a equipe de desenvolvimento e o gestor do projeto, se reuniram diariamente durante uma semana e desenharam a visão do produto (ou seja, definiram no que consiste o sistema e seu diferencial para os que já existem), definiram os possíveis usos para o sistema e para o que ele eventualmente não serviria (por meio da técnica "É - Não é - Faz - Não faz"), criaram personas (espécies de perfis de usuários destinatários do sistema, suas possíveis necessidades, objetivos e receios com o sistema), e elaboraram, por meio de um toró de ideias, um backlog de funcionalidades (um roteiro de funcionalidades a serem desenvolvidas ao longo do projeto).

Posteriormente, o Inova refletiu sobre algumas limitações do método. Por isso, o Laboratório realizou, por sua própria equipe, mais duas atividades de design, que tiveram os seguintes propósitos: 

Desenho de funcionalidades

Ao longo do desenvolvimento, algumas funcionalidades se revelaram de desenvolvimento mais complexo. Uma delas foi a para classificação de documentos, de acordo com a taxonomia estabelecida pelo CNMP. Por existirem muitos tipos de documentos, a equipe da GSI se deparou com o desafio de projetar uma interface que mostrasse todas as opções e ainda seguisse a visão do produto: uma interface simples e amigável, com economia de cliques. 

Para superar o desafio, o Inova conduziu uma sessão de ideação usando duas técnicas: o "oito louco" e a ideação trocada. Convidou para a atividade integrantes da GSI e da própria equipe do Inova. Em um primeiro momento, os participantes fizeram um toró de ideias, desenhando livremente como a interface ideal poderia ser. O objetivo do primeiro momento foi gerar o maior número de ideias possíveis, tirando os participantes da zona de conforto e afastando-se das ideias mais óbvias. 

Consolidação das ideias que surgiram durante a atividade.

Posteriormente, por meio da técnica do "oito louco", na qual cada participante esboçou 8 ideias em 5 minutos. Após essa primeira geração de ideias, foram priorizadas as mais interessantes por meio de uma votação. As ideias mais votadas foram refinadas usando a técnica de ideação trocada. 

Na segunda etapa, os participantes construíram sobre as ideias uns dos outros. O objetivo da técnica foi, além de refinar as primeiras ideias, compartilhar sua autoria. Como todos contribuem para o desenvolvimento da funcionalidade, o resultado alcançado se torna um produto do trabalho em equipe.

Como resultado da atividade, foi desenhada uma funcionalidade que substitui a necessidade de preenchimento dos extensos formulários característicos do MGP. 

Testes com usuários

Em julho de 2019, a equipe do Inova realizou o primeiro teste com usuários do IntegraX, todos da 3ª Promotoria de Justiça de Tutela Coletiva da Saúde da Capital. O objetivo do teste foi documentar e avaliar a experiência dos usuários no primeiro contato com o sistema - sem que houvesse qualquer instrução sobre como usá-lo por parte da equipe. 

Em paralelo, o Inova ficou em permanente contato com a promotoria de justiça testando o protótipo. Durante 93 dias, foram trocadas 162 mensagens com a equipe de testes. Em seguida, criou um e-mail para apresentação de dúvidas, críticas e sugestões (suporteintegrax@mprj.mp.br). 

Testes de usabilidade

O segundo teste com usuários foi realizado alguns meses depois, quando o sistema já apresentava mais funcionalidades. Para a atividade, foram convidadas pessoas que usarão o sistema no seu dia-a-dia. Participaram do teste representantes do CSMP, CGMP, GATE, CSI e grupos de atuação especializada. 

O objetivo do teste foi submeter o protótipo a um grande teste de usabilidade, e com isso levantar possíveis necessidades de aperfeiçoamento. A atividade também teve por objetivo ouvir cada ator interessado para que apontassem funcionalidades a seu ver importantes para o IntegraX.

Na primeira fase da atividade, os participantes receberam um papel descrevendo qual função cada um iria desempenhar. Alguns atuaram como promotores e outros como secretários. Cada participante usou um computador e precisava realizar atividades comuns ao funcionamento de uma promotoria de justiça, como criar um despacho de arquivamento e transferir o procedimento para o CSMP.

Enquanto cumpriam cada tarefa, os participantes anotavam suas dificuldades e o que acharam positivo do sistema. A atividade ajudou a levantar as dificuldades e pontos de acerto da plataforma, assim como possibilitou que os participantes conhecessem o sistema na prática e pudessem fazer sugestões após seu uso. 

Na segunda fase da atividade, os participantes se dedicaram a levantar quais funcionalidades ainda precisavam ser adicionadas ao sistema para que ele pudesse substituir completamente o MGP e o uso do papel.

Após esse levantamento, os próprios participantes priorizaram quais funcionalidades deveriam ser desenvolvidas primeiro. A informação orientou a ordem de prioridades sugerida pelo Inova. 

Funcionalidades priorizadas

 VISUALIZAÇÃO DO PROCEDIMENTO 7 votos

Permitir a visualização do interior do procedimento por meio de rolamento e assim visualizar todas as folhas do processo de uma vez

 CAIXA DE SAÍDA 4 votos

Possibilidade e consultar peças dos procedimentos que já foram transferidas

 VISUALIZAÇÃO SIMULTÂNEA 4 votos

Poder visualizar documentos do inquérito enquanto digita a minuta do despacho

 CONTROLE DE PRIORIDADES 4 votos

É necessário haver alguma forma de controle/ marcação para prioridades (itens de análise prioritária)

3 VOTOS

 _ Atos do IC que devem ser protocolados com um novo número para distribuir no conselho superior do MP ganharão novo cartão? Ex: TAC

_ Alertas de prazo de controle de prazos de ofício. 

2 VOTOS

_ Depois de mandar o para procedimento para o GATE, por exemplo, é importante poder ver o inteiro teor do procedimento e até poder despachar em casos urgentes

1 VOTO

_ Separar os perfis de edição e consulta a depender do órgão externo (GATE, GAP e CRAI - o PJ tem que poder editar; CSMP ou Grupos - o PJ tem de ter apenas perfil de consulta).

_ E os demais movimentos da taxonomia nacional?  Ex: oitiva, atendimento; _ Tem que ter clique de confirmação para processo;

_ Será permitida a consulta aos procedimentos em tramitação de outros órgãos por assunto? Até para confirmar ineditismo da notícia;

0 VOTOS

_ Mudar a cor da etiqueta ao longo da "vida" do processo. Prioridade/alerta;

_ Intimações pessoais com AR: o que/como fazer?

_ Se não tiver o e-mail do destinatário, fazer o que?

_ O que fazer com respostas físicas recebidas? Digitalizar  e descartar? Guardar documentos?

_ Vai ser gerado um resumo das atividades realizadas  ao dia? Possibilidade de emissão de relatório;

_ Após a remessa dos órgão diferentes dos órgãos de execução com atribuição, o perfil restante tem de ser  de consulta!

Funcionou

_ Prático x intuitivo;

_ Alterar a minuta de despacho: intuitivo;

_ Confirmar e assinar no sistema as minutas;

_ Delimitação da informação estritamente necessária para  o procedimento;

_ Telas limpas;

_ Cores das etiquetas boas;

_ Agilidade no processo sem poluição da tela;

_ Layout;

_ Simplicidade e facilidade dos atos;

_ Ver a peça ao mesmo tempo que dou os comandos;

_ Intuitivo;

_ Não há necessidade de assinar os movimentos/ documentos produzidos;

_ Achei útil não haver (quando se trata de despacho de transferência);

Não funcionou

_ Organização dos documentos no procedimento podia  ser melhor;

_ Não foi fácil achar onde editar a minuta da portaria  de instauração;

_ A resolução da tela não comportou bem os botões;

_ Não foi fácil entender a diferença entre etiquetas e cartões;

_ Impossibilidade de edição da portaria de instauração  do procedimento depois de instaurado;

_ Não há como assinar um despacho;

_ Não foi possível alternar entre a tela de edição do despacho e a visualização da ouvidoria;

_ O filtro de instaurados fica, em regra, desabilitado;

_ É necessário permitir o cadastro de personagens  usando siglas;

_ Quando a página é atualizada, sai da interface  do procedimento que está aberto e volta para a área  dos cartões/etiqueta;
_ Seria interessante ter um botão ciente como um tipo  de despacho;

_ Não ficou claro sobre as possibilidades de edição  de despachos longos, por exemplo: promoção de arquivamento de 10 páginas;

_ O texto pré-formatado poderia ser visualizado enquanto  eu criava o documento;

_ Desabilitar o botão de check após ter salvo a minuta,  para que fique mais claro que estou/posso editar o documentos antes da confirmação do promotor;

_ Ao criar um novo investigado, o campo permaneceu  em branco, inclusive com o cursor "piscando";

_ Campo de busca deveria ser por carácter;

_ Listar pendências em caso de erros;

_ Novo autor: muito pequena a caixa de texto.

ROTEIRO DE DESENVOLVIMENTO E IMPLEMENTAÇÃO

Além do protótipo em si, a equipe do Inova elaborou proposta de desenvolvimento e estratégia de implementação, acompanhada de um roteiro de transição digital. A proposta de desenvolvimento corresponde a um roteiro de funcionalidades para o IntegraX e ajustes ao protótipo, organizados de acordo com sua importância. 

A importância das funcionalidades foi classificada de acordo com a visão de uso do produto e o valor que cada uma delas pode gerar para os usuários. Além das funcionalidades do protótipo, o Inova detalhou com a equipe de desenvolvimento regras para programação de duas próximas sessões de desenvolvimento ágil. 

A proposta de implementação considerou a experiência de sucesso do MPT, no sentido de evitar a digitalização de todo o acervo em papel. A estratégia envolve a conversão do analógico para o digital apenas dos documentos relevantes para o término das investigações. 

O roteiro de transição digital detalha cada passo sugerido a cargo dos promotores de justiça e servidores para o ingresso dos órgãos de execução no IntegraX e conversão do acervo de procedimentos analógicos em digitais

PROPOSTA DE REGULAMENTAÇÃO

O Inova também elaborou proposta de Resolução conjunta a ser editada pelo Procurador-Geral e pela CGMP. O objetivo da proposta é estabelecer regras para a implantação do IntegraX nas promotorias de justiça. 

As regras mais relevantes serão as relacionadas ao início da implantação do sistema, à desnecessidade gradual de uso do MGP e a que se refere ao prazo máximo para a conversão dos procedimentos em papel para o IntegraX. A ideia foi buscar vincular o termo final limite aos momentos de prorrogação das investigações - sempre que possível. 

APRENDIZADOS 

 o que aprendemos no processo 

Um dos resultados indiretos deste projeto experimental foi o aprendizado sobre o processo e participação do recém-criado Laboratório de Inovação do MPRJ no desenho de um protótipo.  A experiência foi rica para teste do uso de ferramentas do design,  da cocriação com outros órgãos e para voltar a atenção para o usuário, no centro de tudo. A seguir, algumas lições importantes aprendidas durante o processo. 

1. PESQUISA DE MESA
   A pesquisa de mesa é um componente de importância fundamental para a condução de experimentos. A decisão de desenvolver um novo sistema ou ferramenta deve ser precedida de um rigoroso processo de pesquisa sobre o que já existe. O primeiro passo deve ser, sempre, olhar para o lado e pesquisar soluções já desenvolvidas ou em desenvolvimento. 
    
2. DIGITIZAÇÃO
   A visão de otimização possível do processo a ser digitizado é tão ou mais importante do que a solução de tecnologia da informação. É preciso protagonismo para imaginar modos mais eficientes de atuação, não sendo, no processo de inovação, constrito pelas regras que impõem tarefas ineficientes. Algumas regras podem ser mudadas.
    
3. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS
   Transformação digital permite a otimização de processos. Contudo, o funcionamento dos sistemas antigos, baseado na realidade analógica, pode causar uma dependência de trajetória na visão da equipe de desenvolvimento - principalmente sobre movimentos que não precisam mais existir. É preciso sempre questionar e desafiar a razão pela qual é preciso levar para o novo uma prática velha. 
    
4. EXPERIÊNCIA DO USUÁRIO
   Levar em conta a experiência do usuário é algo que exige a alocação de recursos no desenvolvimento da interface externa da ferramenta. Boa parte do insucesso do MGP decorre da ineficiência desse elemento. A equipe de desenvolvimento precisa valorizar esse aspecto e superar a percepção de que uma funcionalidade boa com interface externa ruim tem algum valor.  
    
5. CORREÇÕES DE RUMO
   Em certa medida, é natural que existam alterações no roteiro de funcionalidades, considerando que etapas não cobertas do (novo) procedimento podem passar despercebidas de início. Isso não justifica o investimento de meses em mapeamentos de fluxos (que serão alterados). O processo de design não é linear. Basta ouvir os usuários e ajustar expectativas da equipe de desenvolvimento, no sentido de que algumas mudanças de rumo acontecerão durante o processo. 
    
6. GERÊNCIA
   Existe um ponto de equilíbrio ótimo na divisão de tarefas entre a gerência da equipe de desenvolvimento e a unidade ou pessoa que orienta a visão do projeto e o seu design (nesse caso, o Inova). Há sempre o risco de que tarefas gerenciais (cobrança e responsabilidade por prazos de desenvolvimento) sejam indevidamente transferidas da gerência para o Laboratório.
    
7. PRAZOS
   A previsão de prazos de desenvolvimento não foram realistas. Não foram considerados eventos que, no lado da equipe de desenvolvimento, se mostraram frequentes, como interrupções do trabalho, férias etc.
    
8. ENTUSIASMO
   Um fator de sucesso para o projeto é o envolvimento e o entusiasmo das equipes de design e de desenvolvimento. O sucesso que o Inova atribui ao desenho e desenvolvimento do produto minimamente viável do IntegraX se deve, muito, ao entusiasmo da equipe da GSI com o projeto

PRÓXIMOS PASSOS

 desenvolvimentos futuros

O IntegraX é um sistema com enorme valor para o MPRJ e que pode servir de modelo para outros sistemas utilizados por outros Ministérios Públicos e instituições afins. O Inova acredita que o esforço a ser investido no desenvolvimento das funcionalidades futura é investimento plenamente justificado.

Para isso, o Inova oferece as seguintes recomendações, baseado no que aprendeu durante o processo e que podem servir de guia para o desenvolvimento futuro  da ferramenta.

NOVAS FORMAS DE PARCERIA E CONTRATAÇÃO

A lentidão do desenvolvimento é um dos principais desafios do projeto. Faz sentido pensar em formas de parceria externa e inovação aberta voltadas a acelerar o processo e impulsioná-lo com novas ideias. 

Seguir esse caminho pode ser uma oportunidade para experimentar o desenvolvimento compartilhado com outros Ministérios Públicos e instituições parceiras. Nesse sentido, o Inova está iniciando um projeto experimental para o desenho e condução de um programa de inovação aberta para o MPRJ. O desenvolvimento de funcionalidades futuras do IntegraX poderia fazer parte da iniciativa. 

SANEAMENTO E COLABORAÇÃO DOS CAOS 

A transição do analógico para o digital é um momento ímpar para repensar a atuação dos órgãos de execução. Em especial, no que se refere ao volume de procedimentos em andamento, com foco fragmentado e sintomático de problemas sociais.  A participação dos CAOs no processo de saneamento das promotorias de justiça é fundamental. Não faz sentido digitalizar ineficiência. 

CRIAÇÃO DE UM NOVO BANCO DE DADOS

É necessário decidir pela integração ou não dos bancos de dados do IntegraX e do MGP. O Inova não se convenceu de que programar o IntegraX para registrar dados no banco de dados antigo (sem documentação e arquitetura eficientes) seja uma boa estratégia. O IntegraX é uma oportunidade para a criação de um novo banco, organizado, de onde podem sair diretamente as informações sobre a atuação dos órgãos de execução, já no IntegraX. 

PROXIMIDADE DAS EQUIPES

Para que a atividade de desenvolvimento seja mais veloz e eficiente, sugere-se a superação da noção ultrapassada de estação rígida de trabalho. O processo será tão mais eficiente quanto mais integradas estiverem as equipes de design e de desenvolvimento - fisicamente, inclusive.

ANEXO

 roteiro de funcionalidades

ROTEIRO DE FUNCIONALIDADES